Une diminution des coûts se fait aussi sentir. D'après les mêmes sources (groupe ooPartners) l'espace de stockage coûte beaucoup moins cher en méthode électronique. Sur les coûts de classement les entreprises réalisent dans la plupart des cas 50% de gain. Les coûts de recherche sont divisés par deux voire trois s'il s'agit d'une recherche d'archives et les coûts de diffusion sont réduits de 80 à 90%. La centralisation des données constitue aussi une force pour un système de GED. En effet, les informations sont stockées sur un serveur unique et les opérations se font via des requêtes écrites par le concepteur. Ainsi le contrôle des accès devient facile rendant le système beaucoup plus fiable et plus sécurisé. La GED incluse dans l'offre  y-content :
	Données métiers attachées au document (métadonnées) : Cela permet la recherche par typologie et organise de manière automatique les documents.
	Accéder à vos documents hors connexion. La synchronisation se fait lorsque vous vous reconnectez.
	Ouvrir et modifier vos documents depuis n'importe quel poste relié à Internet (micro-ordinateur, téléphone portable) que ce soit en France comme à l’étranger
	Versions et traçabilité : conserver les anciennes versions et tracer les acteurs qui ont modifié un document pour ne plus perdre d'information.
	Gérer simplement les autorisations : autoriser les groupes d'acteurs avec des droits de lecture, de modification ou d'administration des documents.
	Workflows (ou flux de travail) : déclencher automatiquement ou manuellement un processus de validation ou de gestion informatique de l'ensemble des tâches à accomplir et des différents acteurs impliqués dans la réalisation d'un processus métier.
	Notifications de mises à jour : recevoir un email à chaque modification, création, approbation, suppression d'un document pour rester toujours efficace.
	Accès mobile : accéder, modifier, créer des documents depuis mon téléphone mobile.